Out of office – Engels
Je bent er bijna klaar voor en hebt alles van je to-do lijst gestreept. Jouw e-mailbox is opgeschoond. Je kunt met een gerust hart vrij nemen. Maar je moet nog 1 ding doen voor je internationale contacten. Een Engelse out of office reply schrijven. Een afwezigheidsmelding in het Engels zodat iedereen die jou een bericht stuurt weet waar hij/zij aan toe is.
Belangrijk want al je afwezigheidsbericht onduidelijk of onvolledig is, kan dat problemen veroorzaken tijdens je afwezigheid.
Als je bijvoorbeeld niet duidelijk aangeeft wanneer en voor hoe lang je weg bent, blijven de berichten binnenkomen zonder een duidelijk antwoord. Je inbox raakt vol en je krijgt een onaangename verrassing wanneer je weer terugkomt.
Hoe schrijf je een goede out of office reply/afwezigheidsmelding in het Engels?
Neem de tijd om een goede Engelse afwezigheidsmelding te schrijven die potentiële klanten niet in verwarring brengt maar juist duidelijkheid schept.
Heb je dat ook wel eens dat je iemand probeert te bereiken, een afwezigheidsmelding krijgt en er vervolgens geen oplossing wordt geboden? Hier volgen 6 belangrijke punten voor jouw Engelse afwezigheidsmelding.
6 Belangrijke aandachtspunten voor het bericht
- Zorg gelijk voor duidelijkheid
Zet bijvoorbeeld al in de onderwerpregel: ‘Afwezig tot 15 juli’
In het bericht schep je meer duidelijkheid maar misschien hebben mensen al genoeg informatie als ze de onderwerpregel lezen. - Communiceer je met Engels of Amerikaanse mensen?
Wist je dat in Amerikaans Engels 8/6/2020 : 6 augustus 2020 is? En het in Brits Engels 8 juni 2020 betekent? De oplossing? Schrijf het uit in letters. Acht juni 2020. - Laat weten van wanneer tot wanneer je afwezig bent
Er is een verschil in tot en tot en met. Gebruik tot of t/m op de juiste wijze. - Wees duidelijk wat er met de vraag van afzender gebeurt
Lees jij tussendoor jouw e-mails? Doet iemand anders dat? Leest niemand de e-mails? - Vertel of de e-mail gelijk behandeld wordt of niet
Belangrijk om te laten weten wanneer iemand een reactie krijgt en wanneer. Na enkele dagen? Direct of helemaal niet? - Noodsituatie. Met wie kan men contact op kan nemen bij dringende zaken
Je kunt je voorstellen dat bij bijvoorbeeld ICT problemen of het uitvallen van machines men een antwoord wil hebben op (zeer) korte termijn. Zorg daarom voor een eventueel ‘alarmnummer’.
Let op: als je het afwezigheidsbericht opnieuw activeert welk je de laatste keer bij je afwezigheid gebruikte, zorg er dan voor dat je de data aanpast. Vergeet dat niet te controleren!
Valkuilen bij het schrijven van een Engelse out of office reply
- Te veel details geven.
Zorg dat men de juiste informatie krijgt maar ga niet in detail waarom je precies niet aanwezig bent. Kans is dat je bericht dan te veel informatie bevat en niet wordt gelezen.
- Kijk uit met grappen.
Je schrijft een bericht namens het bedrijf waar je voor werkt. Dan moet je ook professioneel overkomen. Een grap vindt de een leuk de ander waardeert het misschien niet.
- De indruk geven dat het probleem van degene die mailt gelijk wordt opgelost.
Je kunt kunt niet inschatten hoe snel jouw collega’s in jouw afwezigheid op de binnengekomen e-mails reageren. - Zeggen dat je antwoordt zodra je terug bent.
Waarschijnlijk zit je er niet op te wachten om bij terugkeer de eerste twee weken bezig te zijn met het afhandelen van mailtjes. Zorg dus voor een goede oplossing.
Verschillende afwezigheidsmeldingen in het Engels
- We beginnen met een aantal niet zo professionele afwezigheidsmeldingen in het Engels. In ieder geval out of office replies die je beter niet kunt gebruiken.
Omdat ze: - onvriendelijk zijn
- iemand niet verder helpen
- grappig bedoeld zijn maar irritatie wekken
- te veel bla bla zonder een oplossing te bieden
- Engelse afwezigheidsmeldingen die niet kloppen of onvriendelijk zijn.
‘I am on holiday, your message won’t be read or forwarded. If you want to reach me later, re-send your e-mail after August 15’.
- Afwezigheidsberichten in het Engels die rechtstreeks vanuit het Nederlands zijn vertaald, lekker bot.
‘I am today, not on the office. I answer your questions when I am back. You can also try my colleague if you want an answer’.
- Engelse ‘out of office replies’ die erg grappig zijn maar niet erg zakelijk.
‘You are receiving this automatic reply because I am out of the office. I’m sunning on a nice beach far away from here. Try to contact me later on.’
- Of Engelse afwezigheidsmeldingen waarin je meldt hoe belangrijk je wel niet bent maar die verder niets inhouden.
‘Due to my attendance at an important meeting abroad I won’t be able to answer your e-mail.
If you need immediate assistance, please contact my executive assistant at karin@company.com
or my associate executive assistant at john@company.com . If they are not available you could try my executive assistant’s executive assistant at liz@company.com’.
Schrijf effectieve ‘out of office replies’
Iedereen wil graag (direct) geholpen worden. Dus je hebt een kans om je positief te onderscheiden door je afwezigheid zo professioneel mogelijk te regelen.
Niemand is geïnteresseerd dat je er niet bent i.v.m. een trouwerij, barbecue, operatie of een dagje uit. Wat men wel wil weten is hoe hun probleem opgelost gaat worden.
Men wil weten wanneer ze een antwoord op de vraag krijgen. Wil men echt wachten tot jij weer terug bent? (kun je trouwens op de 1e dag van terugkomst alle mails beantwoorden?)
Anders is het wanneer je voor een langere tijd afwezig bent zoals vakantie of zwangerschapsverlof bijvoorbeeld. Men gaat er dan vanuit dat een collega het waarschijnlijk overneemt.
Maak ook geen afwezigheidsmelding voor de dagen die je er niet bent, als je bijvoorbeeld parttime werkt. Men krijgt dan de indruk dat je er ‘nooit’ bent. Zet liever de dagen/ochtenden/middagen dat je werkt onder je e-mail handtekening.
In dit artikel ook afwezigheidsmeldingen als je uit dienst bent cq. niet langer werkzaam bent bij een bedrijf.
Engelse out of office replies, wees duidelijk
- Wees in ieder geval duidelijk.
Wil je helemaal niet gestoord worden schrijf dan niet: ‘occasionally I will check my e-mail and hope to get back to you’. Beter is: ‘I will check my emails only once a week and will give you an answer whitin a week.’
An autoresponder email message is a notification that a sender receives when the person they are trying to reach is out of the office. These messages typically give (some) of the following information:
- From when the person is unavailable
- The persons return date
- How the query is dealt with
- If the person will look at their emails while they are out of the office
- Who to contact in their absence